전시회-전시참가예산 수립의 의의와 과정 다운
전시회-전시참가예산 수립의 의의와 과정
전시회-전시참가예산 수립의 의의와 과정
전시회-전시참가예산 수립의 의의와 과정
1. 전시참가예산 수립의 의의
성공적인 전시회 목표를 달성하기 위해서는 자금의 중요성은 매우 크다. 물론 전시회에 전시할 제품과 인테리어, 전시인력의 교육, 각종 프로모션 등도 중요하지만 이들 업무를 뒷받침해주고 이러한 업무를 효율적으로 실행시키기 위해서는 든든한 자금력이 있어야만 한다. 따라서 전시회에 참가에 필요한 예산을 수립하고 수입과 비용의 지출을 적절히 통제하는 것은 전시참가 기획에 있어 매우 중요하다. 또한 치밀한 계획에 의해 수입과 지출 목표가 설정되었다 하더라도 언제 어느 정도의 수입이 이루어지고, 또 언제 어느 정도의 비용이 지출될지에 관한 현금 흐름을 파악하고 관리하지 않는다면 전시회참가가 재무적으로 위험한 상황에 처하게 된다.
-전시재무관리 과정-
따라서 전시참가 기획자는 적절한 예산의 수립과 수입관리 및 비용의 통제, 적절한 회계처리, 이해관계자에 대한 재무상태 보고 등의 업무를 수행해야 하며, 특히 수입보다 지출이 먼저 발생되는 경우 재무관리는 전시참가기획자에게 매우 중요한 항목이 된다.
일반적으로 다른 산업분야에서는 재무관리의 목표가 높은 수익성의 확보에 있다. 그러나 전시회 참가를 위한 재무관리에 있어서는 실제적인 수익의 발생을 목표로 하기보다는 무형의 이익을 목표로 하는 경우가 많다. 따라서 금전적인 대차대조에 의한 손익계산보다는 전시참가 목표에 부합되는 기회비용을 얻는 수준에서 재무관리의 목표를 설정하는 것이 바람직하다.
전시참가예산이란 전시 재무관리의 한 부분으로서 전시회에 참가하고 활동하는데 소요되는 화폐의 양을 미리 정해놓는 것으로서 수입(조달)의 예상과 비용지출의 예상 및 재무자원의 부문별 배분이 포함된다. 전시참가기획자는 예산을 통해 미래 각 시점의 재무 상태를 예측하고, 전시 계획에 있어 우선순위를 결정할 수 있으며, 주어진 범위 내에서 비용을 적절히 관리해 나갈 수 있다. 즉 예산은 기획자가 전시 재무계획을 수립하고 자원을 분배하는 필수적인 도구로 이용되는 것이다.
특히 전시 운영상의 각 부문별로 최대로 지출할 수 있는 금액을 추정함에 있어, 참관객서비스, 전시 설비비용, 홍보비용, 인력비용 등의 각 하위 예산을 설정함으로써 효율적으로 시행할 수 있다.
- 전시회 참가 예산표 -
2. 전시참가예산 수립과정
이경모(2002)는 전시참가예산을 수립하는 방법으로 항목(line item)별로 설정하는 방법과 프로그램별로 설정하는 방법, 두 가지로 분류하였다. 항목별로 설정하는 방법은 인력비용, 홍보비용, 전시장 임대비용, 장비 임대비용 등 전시운영에 필요한 각 항목별로 예산을 설정하는 방법이다. 이에 반해 프로그램별로 설정하는 방법은 이벤트 개최 시 운영되는 모든 프로그램별로 별도의 예산을 설정하는 것으로 일정 규모 이상의 전시회 참가 시 사용하는 방법이라고 할 수 있다.
전시회 운영에 소요될 필요예산을 추정하기 위해서는 먼저 전시 참가 목표를 달성하는데 요구되는 재무자원의 규모를 측정해야 하고, 이를 위해 각 부문별 하위예산을 집재해야 하며, 예산수립부터 그 이후의 경제동향이 감안 되어야 한다. 예산의 집계과정에는 각 부문의 비용이 모두 포함되며, 여기에는 행정, 홍보, 전시장, 장비 및 설비, 인력비용, 보험, 인허가, 안전, 회계, 위생, 프로그램 등 전시 운영에 필요한 모든 부분을 고려해야 한다.
-전시참가예산 수립과정-
이를 토대로 필요예산이 추정되면 필요예산에 대한 수입원(revenue sources)을 검토하여 예산을 뒷받침할 수 있는 수입규모가 될 수 있는지 확인한다. 전시회의 주요 수입원으로는 기금, 지원금, 기업의 예비비 등이 포함된다. 이렇게 해서 가예산(draft budget)이 설정되면 이를 개최조직 내의 각 부문과 외부의 재정지원자 등 이해관계자의 동의를 얻어 최종 예산을 확정하게 된다.
이경모(2002)는 또한 전시참가예산 수립 시 고려사항에 대해서도 기술하였는데, 그에 따르면 전시참가 예산수립은 비교적 정확한 미래예측과 이를 위한 노력이 수반되어야 하며, 그렇지 않은 경우 재정적으로 많은 문제점을 초래할 수 있다고 하였다. 전시참가예산은 필요 지출경비에 대한 충분한 정보수집과 정확한 금액의 산정이 용이하지 않기 때문에 전시기획자는 예산수립에 각별한 주의를 기울일 필요가 있다.
- 전시참가 예산수립 시 내외부 고려요인 -
또한 전시회 참가의 경우 개최시기에 훨씬 앞서 예산이 수립되는 경우가 많은데, 여기에 잘못된 미래 추세 예측이나 그릇된 정보를 바탕으로 한 예산수립이 이루어질 경우 커다란 오류를 범할 수 있다. 또한 예산수립 시 허술한 관리 체계와 보고체계, 예산의 융통성 부족 등도 실제 전시회에 참가하였을 때 문제를 발생시키는 원인이 된다.
예산수립 과정에서 가장 주의해야 할 점은 예상 지출의 과소산정과 예상수입의 과대산정이다. 따라서 전시 예산수립 시 수입은 예상보다 적게, 지출은 예상보다 많게 계획하는 것이 바람직하다. 아울러 전시참가예산을 설정할 때 다음과 같은 내외부의 요인들도 고려될 필요가 있다.
자료출처 : http://www.ALLReport.co.kr/search/detail.asp?pk=11033428&sid=ddangkung&key=
[문서정보]
문서분량 : 4 Page
파일종류 : HWP 파일
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파일이름 : 전시회-전시참가예산 수립의 의의와 과정.hwp
키워드 : 전시회,전시참가예산,수립,의의와,과정,수립의
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